Inleiding

Dit privacyreglement dient voor InBalanZ-coaching als basis voor het omgaan met de privacy en de gegevensverwerking van haar cliënten.

Dit reglement voldoet aan de wettelijke vereisten, zoals die in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) zijn vermeld.  De verwerking persoonsgegevens is aangemeld bij het CBP (www.cbpweb.nl).

Dit reglement is per 1 september 2016 in werking getreden.

InBalanz-coaching, mw. P. Hartog, is de verantwoordelijke die de persoonsgegevens bewerkt, gebruikt en bewaard.

Doel

Het doel van het gebruik van de persoonsgegevens van de cliënt is om een profielschets te maken en om het begeleidingsplan van cliënt hierop af te stemmen. Daarnaast wordt voor de monitoring en rapportage/evaluatie van het proces een aantekeningendossier bijgehouden.

Welke gegevens

De persoonsgegevens die InBalanZ-coaching opvraagt zijn:
–    Algemene gegevens van cliënt (naam, adres, woonplaats, e-mailadres, opleiding, uitkeringsgegevens, werkgeversgegevens);
–    Persoonlijke ontwikkeling – karaktereigenschappen, communicatie, denkpatroon etc.
–    Gezinssituatie
–    Loopbaanontwikkeling
–    Therapeutische achtergronden
–    Leefstijlanalyse
–    Arbeidsgerichte vragenlijst

Verwerking gegevens

De verwerking van persoonsgegevens vindt alleen plaats door InBalanZ-coaching. InBalanZ-coaching vraagt de cliënt hetzij schriftelijke toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens (via de Overeenkomst van coaching), hetzij mondeling. De schriftelijk verkregen persoonsgegevens worden opgeslagen in een database en bewaard in het dossier van cliënt. De uitgeprinte stukken uit de database worden bewaard in het papieren dossier van cliënt.
InBalanZ-coaching treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Zij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Vertrouwelijkheid

Uiteraard waarborgt InBalanz-coaching de Wet op de Privacy en worden de persoonsgegevens met de uiterste zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld. Tevens worden deze gegevens alleen voor het doel gebruikt waarvoor cliënt informatie heeft afgestaan.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Persoonsgegevens worden door InBalanZ-coaching slechts verstrekt aan derden zover dit overeenkomt met het doel van de persoonsregistratie, wettelijke vereisten of geschiedt na schriftelijke toestemming van de cliënt of diens gevolmachtigde.
Met instemming van cliënt kan inhoudelijk gerapporteerd worden aan de opdrachtgever. InBalanz-coaching houdt zich hierin aan de ethische code. (van haar beroepsvereniging NOBCO) en heeft dit ook vermeld in haar Algemene Voorwaarden. Daarnaast kan procesmatig verslag worden uitgebracht over het verloop van het traject waarin b.v. zowel werkgever als UWV rechtens op de hoogte worden gebracht. Elke evaluatie wordt vooraf met cliënt overlegd en afgestemd, of vindt plaats in aanwezigheid van cliënt.

Recht op inzage

Cliënt heeft te allen tijde recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. Cliënt dient daartoe een schriftelijk verzoek in te dienen bij InBalanZ-coaching.
InBalanZ-coaching eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift.

Aanvulling, correctie of verwijdering

Op verzoek kunnen de opgenomen gegevens worden aangevuld met een door of namens cliënt afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
Als gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking zijn, kan cliënt een schriftelijk verzoek indienen bij InBalanZ-coaching waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens.
Verwijdering blijft achterwege indien een wettelijk voorschrift bewaring vereist.
InBalanZ-coaching zorgt ervoor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd doch uiterlijk vier weken na aanvraag.
In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van cliënt de gegevens zijn verwijderd.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt cliënt te identificeren, dan noodzakelijk is voor de werking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
De bewaartermijn eindigt 5 jaar na het laatste contact door InBalanZ-coaching met cliënt, tenzij wettelijk anders wordt bepaald.

Klachten

Als cliënt meent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of als cliënt  andere redenen tot klagen heeft, kan hij zich wenden tot InBalanZ-coaching. Klachten kunnen worden ingediend tot 1 jaar nadat de begeleiding is beëindigd door InBalanZ-coaching.

Algemene Voorwaarden

Via deze link komt u bij de algemene voorwaarden van InBalanZ-coaching.